档案数字化节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。

由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为"无墙界档案"，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

在传统档案管理的理念影响下，部分工作人员对电子档案的特性了解不深，也未按要求对相关人员进行保密教育和提醒，导致部分工作人员错误地认为电子版档案资料可以随便复制，便“监守自盗”，小则损害个人信息安全，大则危害国家安全。

数字化档案依托于网络建立，通过现代化信息手段把档案载体与档案的信息分离开来，通过网络整合关键信息共联，这样信息的深度和广度得到了加强，同时也给档案管理的安全带来了挑战。

由于电子档案管理系统对使用者的识别主要是通过用户密码和用户名，以及用户密钥来识别，一旦出现密码泄露或者丢失，网络管理系统不能做到人员识别，就会对档案资料的安全产生极大影响和威胁。